„KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY STANDARDEM W BIZNESIE!”
19-12-2024
Dbając o czas, wygodę i środowisko, przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz pieczęci elektronicznej. Pandemia COVID-19 przyspieszyła zastosowanie rozwiązań technologicznych w mikro, małych oraz średnich przedsiębiorstwach, co w wielu przypadkach było koniecznością pozwalającą przetrwać na rynku. Podpis kwalifikowany jest nowoczesnym i bezpiecznym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego o identycznej mocy prawnej. W jednoznacznej identyfikacji właściciela podpisu pomaga przypisany do użytkownika certyfikat kwalifikowany. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to z kolei cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej. Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa. Pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelnienia dokumentów firmowych, natomiast e-podpis jest oświadczeniem woli konkretnej osoby. Oba te rozwiązania ułatwiają prowadzenie firmy oraz pozwalają oszczędzać pieniądze i chronić środowisko.
Ośrodek Enterprise Europe Network przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie oferuje bezpłatne wsparcie informacyjne dla przedsiębiorców zainteresowanych wdrożeniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.
– Pieczęć elektroniczna może być wykorzystana do uwierzytelnienia i poświadczenia dokumentów sporządzanych przez przedsiębiorców. Ze względu na to, że zawiera dane identyfikujące podmiot, np., NIP lub KRS, często nazywana jest „firmowym podpisem” – tłumaczy Wioletta Piątkowska, dyrektor Regionalnego Centrum Sprzedaży KIR w Rzeszowie. – Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala odbiorcy potwierdzić autentyczność i integralność opatrzonych nią dokumentów, a wystawcę chroni przed ich fałszerstwem.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być wykorzystywana zarówno w kontaktach z kontrahentami np. przy potwierdzeniu autentyczności oferty, zatwierdzaniu faktur jako forma uwierzytelnienia podmiotu w Krajowym Systemie e-Faktur, a także przy sporządzaniu dokumentacji wewnętrznej, jak poświadczenie dokumentów pracowniczych sporządzonych w formie pisemnej składanych do zdigitalizowanych akt pracowniczych czy przy archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa.
Co można autoryzować kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
By uprościć i przyspieszyć pracę w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach bardzo pomocny jest podpis kwalifikowany. Można go wykorzystywać do podpisywania dokumentów biznesowych, które wymagają formy pisemnej, w tym m.in. do zawierania umów z pracownikami, zleceniobiorcami czy wykonawcami, do podpisywania umów leasingowych, przeniesienia praw autorskich majątkowych, przesyłania Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ), podpisywania dokumentów księgowych, finansowych, medycznych, elektronicznych faktur czy umów najmu terminowego.
Podpisem elektronicznym autoryzuje się raporty przesyłane do ZUS, Urzędów Skarbowych, GIODO, CEIDG, KRS, urzędów administracji publicznej oraz urzędów patentowych. Może posłużyć do reprezentacji klienta w roli pełnomocnika w obszarze działalności gospodarczej, przy prowadzeniu spraw urzędowych i sądowych, a także w postępowaniach przetargowych.
Właściciele przedsiębiorstw coraz częściej i liczniej doceniają korzyści wynikające z wykorzystania innowacyjnych rozwiązań. Jak przyznaje Sebastian Skalski, prezes Geokart-International sp. z o.o., firma korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego od momentu, kiedy taka możliwość pojawiła się na rynku.
– Dla nas oznaczało to dużą wygodę oraz oszczędności. Pamiętam, jak przemierzałem całą Polskę, by podpisywać kolejne umowy, a dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu mogę to robić z biura w Rzeszowie – opisuje prezes Skalski. – Podpis jest nie tylko łatwy w użytkowaniu, ale też umożliwia zawieranie wszelakich umów z kontrahentami na odległość. Okazał się też wielkim sprzymierzeńcem wszystkich osób zajmujących się w firmie księgowością i HR-em.
E-podpis gwarantem wiarygodności
Jak podkreśla prezes Geokart-International sp. z o.o., e-podpis jest gwarantem wiarygodności. Gdy w ostatnim czasie podkarpacka firma pracowała na rynku holenderskim, umowy i szczegóły kontraktów były zawierane z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To było potwierdzenie biznesowej stabilności zarówno polskiego, jak i holenderskiego partnera.
– Certyfikaty do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydają upoważnione do tego podmioty świadczące usługi zaufania. Listę takich podmiotów można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji w zakładce „Usługi kwalifikowane” – dodaje Wioletta Piątkowska. – Użytkownik ma do wyboru zestaw Szafir z kwalifikowanym certyfikatem na karcie lub wersję mobilną kwalifikowanego podpisu – mSzafir. W zestawie Szafir kupujący otrzymuje: kartę kryptograficzną z certyfikatem kwalifikowanym, czytnik kart z podłączeniem do komputera i oprogramowanie, które należy zainstalować. Mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir umożliwia podpisywanie dokumentów bez konieczności posiadania czytnika i karty kryptograficznej. Podpis można złożyć online na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Klienci mogą skorzystać z certyfikatów mSzafir z długim terminem ważności – rocznych lub dwuletnich, lub z certyfikatu jednorazowego. Potwierdzenie tożsamości przed wydaniem certyfikatu mobilnego można zrealizować w pełni online, z wykorzystaniem własnej bankowości elektronicznej.
Kwalifikowany podpis w wersji jednorazowej to idealne rozwiązanie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca lub jego pracownik potrzebuje podpisać jeden dokument. Wystarczy telefon lub komputer z dostępem do Internetu i można to zrobić z dowolnego miejsca, bez konieczności instalowania oprogramowania lub urządzenia – wylicza dyrektor Piątkowska. – Przedsiębiorcy rozumieją i doceniają konieczność wprowadzania cyfryzacji oraz digitalizacji do firm. Te procesy czynią rodzime biznesy bardziej wydajnymi, dochodowymi i konkurencyjnymi na rynku krajowym i europejskim.
Warto w tych działaniach korzystać ze wsparcia ośrodka Enterprise Europe Network przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie, który przygotowuje firmy do wyzwań w różnych obszarach działalności biznesowej. Enterprise Europe Network, to także szansa, by wzmocnić swoją konkurencyjność na Jednolitym Rynku Unii Europejskiej oraz za pośrednictwem zagranicznych ośrodków sieci nawiązać współpracę także z przedsiębiorcami z innych krajów Unii Europejskiej, pragnących zaistnieć w naszym regionie. Ośrodek przy WSIiZ w Rzeszowie, do współpracy angażuje najlepszych ekspertów, którzy są w stanie nie tylko przeprowadzić szkolenie dla grupy przedsiębiorców, ale również doradzić im, jak rozwiązać konkretne problemy i stworzyć plan działań rozwojowych. Szczegółowe informacje o ofercie i aktualnych wydarzeniach dla MŚP organizowanych przez ośrodek Enterprise Europe Network przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie znajdziecie Państwo na stronie ośrodka: https://een.wsiz.pl/
Zapraszamy do współpracy!!!